Ajudas de Custo: o que são e quem tem direito?

As ajudas de custo são valores pagos para cobrir despesas associadas a deslocações em serviço. Estes pagamentos podem incluir gastos com alimentação, alojamento e transporte, garantindo que o trabalhador não tem de suportar encargos adicionais no desempenho das suas funções. Neste artigo vamos explicar que tipos de ajudas de custo existem, quem tem direito a ajudas de custo, quais os valores a receber e o que mudou em 2025.

O que são ajudas de custo?

As ajudas de custo correspondem a um apoio financeiro concedido pelas entidades empregadoras aos trabalhadores que necessitam de se deslocar no âmbito da sua atividade profissional. Estas despesas abrangem transporte, alojamento e alimentação e podem ser pagas antecipadamente ou reembolsadas mediante apresentação de comprovativos.

Quais são as ajudas de custo no setor público e privado?

Há diferenças significativas no regime de ajudas de custo no setor público e no setor privado. O Decreto-Lei n.º 106/98 regula as despesas pagas na Função Pública, e define quais os critérios de atribuição, as distâncias mínimas elegíveis e os valores de referência, que detalharemos mais à frente.

No caso do setor privado, não existe uma legislação específica sobre as ajudas de custo, sendo comum as empresas seguirem o estipulado para o setor público, embora tal não seja obrigatório. 

Caso a entidade empregadora opte por valores superiores aos estabelecidos, a diferença fica sujeita a IRS.

Quem tem direito a ajudas de custo?

As ajudas de custo são atribuídas em deslocações que excedam 20 km do local habitual de trabalho (para deslocações diárias) ou 50 km (para deslocações por dias sucessivos), em Portugal e no estrangeiro.

Para receber os valores a que tem direito, o trabalhador deve entregar no seu serviço uma ficha de itinerário, na qual enumera todas as despesas. Nos serviços públicos é habitualmente usado o modelo n.º 683, da Imprensa Nacional Casa da Moeda (ICNM), do qual constam os dias de deslocação, o local de destino, as horas de partida e chegada, e as tarefas desempenhadas.  As despesas devem conter o NIF da entidade pagadora (o serviço a que pertence o trabalhador), de forma que possam integrar a contabilidade oficial do mesmo. 

A situação no setor privado é diferente, como assinalámos anteriormente, e podem existir regulamentos de ajudas de custo, sobretudo nas de maior dimensão ou naquelas em que está vigente um acordo coletivo de trabalho. Cada empresa determina o processo administrativo relativo ao recebimento das ajudas, embora habitualmente seja necessária a entrega de comprovativos das despesas realizadas.

Deslocações diárias e por dias sucessivos

Os valores das ajudas de custo dependem do número de dias de deslocação e das horas de saída e chegada, para cobrir as refeições necessárias e as dormidas. No caso de uma viagem com retorno, são estes os valores estabelecidos:

Se a deslocação for superior a 24 horas, os valores estabelecidos são os seguintes: 

Nos dias de permanência fora do local de trabalho ou residência, a ajuda de custo é paga na totalidade.

Tabela de ajudas de custo para 2025

Os valores das ajudas de custo são atualizados anualmente, de forma acompanharem a inflação. O Decreto-Lei n.º 1/2025, de 16 de janeiro, estabeleceu os pagamentos a que têm agora direito os trabalhadores da Administração Pública. 

Alimentação

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Transporte

Deslocações

Os valores diários das ajudas de custo variam conforme a deslocação é nacional ou internacional:

 As tabelas de ajudas de custo para 2025 aqui apresentadas dizem respeito ao setor público. No caso das ajudas de custo para o setor privado, os valores poderão ser diferentes, embora se aplique o mesmo princípio: se o trabalhador sai em serviço, deve receber uma verba que compense as despesas que terá de realizar.

Quanto posso pagar de ajudas de custo?

As ajudas de custo estão isentas de IRS e segurança social até ao limite estabelecido. Caso o empregador pague um valor superior, a diferença será tributada como rendimento do trabalho dependente. Esta regra aplica-se tanto no setor público como no setor privado.

As entidades patronais também são obrigadas a pagar tributação autónoma das ajudas de custo, quando estas não são faturadas aos seus clientes, conforme estabelecido no artigo 88.º do Código do IRC. 

Ajudas de custo: um subsídio de deslocação essencial

Mecanismo essencial para compensar os trabalhadores pelas despesas associadas a deslocações em serviço, as ajudas de custo garantem que os serviços externos não penalizam quem viaja a pedido das empresas ou instituições. A atualização dos valores para 2025 reflete a necessidade de ajustar estas compensações à realidade económica, protegendo o seu poder de compra.

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